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Leistungen

Jede Rechnung geprüft, freigegeben und gebucht.

ImmoDMS ist das Dokumentenmanagement für Hausverwaltungen. Belege kommen an einem Ort an, laufen durch Ihre Freigabe und gehen direkt an Ihre Buchhaltung.

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Erstgespräch: 30 Minuten, online und unverbindlich.

ImmoDMS-Übersicht der Buchhaltung mit Freigabestand und Arbeitsliste nach Fälligkeit.

Im Bild: die Übersicht der Buchhaltung. Was heute ansteht, steht oben.

Ein Weg für jeden Beleg

Drei Schritte statt drei Systeme. Die Videos zeigen die echte Software.

  1. EingangBeleg rein, Daten erkannt.

    Per Upload, E-Mail-Postfach oder Scanner. ImmoDMS liest Kreditor, Objekt, Beträge und Skonto aus und gleicht alles mit Ihren Stammdaten ab.

    • Warnt bei abweichender Bankverbindung
    • Erkennt doppelte Rechnungen
    • Schlägt das Sachkonto vor

  2. FreigabePrüfen, freigeben, übergeben.

    Im Prüfmodus steht der Beleg links, die Entscheidung rechts. Ab Ihrer Freigabegrenze verlangt das System die zweite Unterschrift, danach geht die Rechnung an Ihre Buchhaltung.

    • Vier-Augen-Prinzip ab frei wählbarem Betrag
    • Skontofristen stehen oben
    • Übergabe mit Kontierung

  3. ArchivIn Sekunden gefunden.

    Jedes Dokument liegt unveränderbar im Archiv und ist im Volltext durchsuchbar, mit Objekt, Kreditor, Vorgang und Aufbewahrungsfrist.

    • Volltextsuche auch in Scans
    • Versionen und lückenloser Verlauf
    • Fristen und Sperre für Streitfälle

Passt zu Ihrer Buchhaltung

ImmoDMS ersetzt Ihre Buchhaltung nicht, es beliefert sie. DOMUS 4000 ist fertig angebunden, jedes andere System binden wir an und prüfen das vorab mit Ihren echten Daten.

DOMUS 4000
Freigegebene Rechnungen gehen mit Kontierung hinüber, der Buchungsstatus kommt automatisch zurück.
DATEV
Ob Sie selbst buchen oder Ihre Steuerkanzlei: Rechnungen und Belege kommen dort an, wo gebucht wird.
Immobilien-ERP
Systeme von Aareon, Haufe, Karthago und anderen binden wir über eine Schnittstelle an.
SAP und eigene Systeme
Auch SAP oder Ihre eigene Datenbank, wenn Sie dort buchen.

Beschluss-Sammlung für Ihre Gemeinschaften

Für die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG: vollständig, fortlaufend nummeriert, nachvollziehbar.

Fortlaufend nummeriert
Die laufende Nummer vergibt das System je Gemeinschaft, ohne Lücken.
Wortlaut und Ergebnis
Beschlusstext, Datum der Versammlung, Tagesordnungspunkt und Stimmen. Passt das Ergebnis nicht zu den Stimmen, fragt das System nach.
Nichts wird überschrieben
Eingetragene Beschlüsse lassen sich nicht nachträglich ändern. So bleibt jede Eintragung mit Datum nachvollziehbar.
Mit dem Protokoll verknüpft
Das Versammlungsprotokoll aus dem Archiv ist einen Klick entfernt.

Gebaut für den Prüfer, nicht nur für den Alltag.

Für GoBD-konforme Archivierung
Unveränderbar gespeichert, mit einer Prüfsumme, die jede nachträgliche Änderung sichtbar macht, und lückenlosem Verlauf.
Vier-Augen-Prinzip
Auf dem Server erzwungen, auch für Administratoren.
Protokoll jeder Aktion
Wer hat wann geprüft, freigegeben oder geändert.
Aufbewahrungsfristen
Automatisch je Dokumenttyp, mit Sperre für Streitfälle.
Schutz vor Rechnungsbetrug
Fremde Bankverbindungen und Dubletten fallen vor der Zahlung auf.
Datenschutz nach DSGVO
Rechte nach Rolle und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Umstieg von DocuWare und anderen Systemen

Entscheidend ist, wie lange der Export dauert, nicht die Kündigungsfrist.

Export zuerst planen
Große Bestände brauchen Wochen. Wir rechnen vom Vertragsende rückwärts.
Suchmerkmale kommen mit
Kreditor, Objekt und Belegdatum bleiben suchbar, jedes Dokument mit seinem Echtheitsnachweis.
Fristen bleiben erhalten
Aufbewahrungsfristen laufen im neuen Archiv nahtlos weiter.
Ohne Doppelarbeit
Bis zum Stichtag läuft das Altsystem, danach nur noch ImmoDMS.

Häufige Fragen

Mit welcher Buchhaltung funktioniert das?

Mit der, die Sie haben. DOMUS 4000 ist fertig angebunden. DATEV, SAP oder ERP-Systeme von Aareon, Haufe und Karthago binden wir über eine Schnittstelle an. Ob und wie das geht, prüfen wir vorher mit echten Daten, bevor wir etwas zusagen.

Wie steht es um den Datenschutz?

Ihre Daten liegen in Deutschland. Für die Verarbeitung schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Jeder sieht nur, was seine Rolle erlaubt, Mieter nur ihre eigenen Daten.

Wie aufwendig ist die Einführung?

Sie führen Schritt für Schritt ein, nicht alles auf einmal. Vorher testen Sie zehn Tage mit Ihren echten Daten, danach gibt es Schulung und einen festen Ansprechpartner.

Was kostet das?

Das hängt davon ab, welche Bausteine Sie nutzen und wie groß Ihr Bestand ist. Nach Erstgespräch und Testphase bekommen Sie ein festes Angebot mit allen Folgekosten.

Sehen Sie ImmoDMS mit Ihren eigenen Belegen.

Im Gespräch verfolgen wir eine Ihrer Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung.

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